Vesa Sytelä 

Tuollaisen kysymyksen sain kollegaltani, markkinointipäälliköltämme Niina Eevalta kun kysäisin että mistä aiheesta blogiin tällä kertaa kirjoittaisin.

Se hetki, jolloin vuoden 2009 Pori Jazz Festivaali alkaa ja esittäytyy yleisölle, lähestyy päivä päivältä. Tuota hetkeä on valmisteltu jo kuukausien ajan ja takana on valtava määrä sähköposteja, puheluita, palavereita, kahvia, jne, jne.

Pori Jazz on Suomen mittakaavassa valtavan kokoinen tapahtuma. Artistiryhmiä meillä käy vuosittain esiintymässä yli sata ja ryhmissä jäseniä on yhteensä satoja. Oli kyseessä sitten päälavan nimekäs esiintyjä tai pienemmän estradin hiukan tuntemattomampi artisti, jokaisen ryhmän tai ryhmän edustajan kanssa käydään jonkinlainen dialogi alkaen siitä hetkestä jolloin esiintymisestä sovitaan, aina siihen hetkeen kun esiintyjä saatetaan (yleensä) lentokoneeseen joka vie hänet seuraavalle keikalle, ja joskus vielä tämän jälkeenkin.

Tätä kirjoittaessa alkavat olla käsillä ne viimeiset hetket jolloin voidaan vielä varmistaa, että asiat varmasti etenevät oikeaan suuntaan. Nyt varaillaan viimeisiä lentoja, varmistellaan viimeisiä majoituksia ja katsotaan myös että kaikki tekniset asiat ovat kunnossa. Juuri näinä päivinä pyritään eliminoimaan kaikki yllätykset ja “lukemaan peliä” etukäteen niin että mitään odottamatonta ei pääse tapahtumaan. Yllättäviä asioita saattaa tulla eteen muodossa jos toisessa ihan itsestäänkin, joten kokemuksesta on tässä kaikessa suuri apu silloin kun eliminoidaan etukäteen sellaiset asiat jotka vain suinkin pystytään.

Usein työtä tehdään artistien puolesta ja varmistetaan että myös heidän puolellaan koko tiimi on samalla kartalla. Ei ole harvinaista että englannissa asuva ääniteknikko ei ole tietoinen siitä mitä amerikkalainen agentti on ranskalaisen artistin osalta keikasta sopinut. Tuotannon tehtävä on aina varmistaa, että kaikki tietävät mihin ovat tulossa, mikä heitä odottaa sekä milloin ja missä heidän pitää olla. Koskaan ei voi vedota siihen että “ovat saaneet tiedon kunhan lukisivat s-postinsa” tms. Sellainen jälkiviisaus ei auta jos on vähällä sattua sellaista mitä juuri eilen kävi ilmi kun selvisi että artisti luuli tulevansa iltakeikalle kun agentti oli myynyt hänet päiväkeikalle. No, tuotannossa todettiin että “näitä sattuu” ja ryhdyttiin varaamaan artistille artistin puolesta uusia lentoja, sellaisia jotka eivät laskeudu Helsinkiin pari tuntia keikan loppumisen jälkeen…

Yllä oleva on vain osa artistien kanssa käytävää keskustelua. Sopimuksen liitteenä on aina rideri eli sopimusliite. Se on juuri se kuuluisa ja tarunhohtoinen paperi jossa Frank Sinatra aikoinaan vaati tietynmerkkistä saippuaa tai tietyn värisiä pyyhkeitä takahuoneeseensa. Samanlaisessa, joskin omassa versiossaan muuan Liverpoolista kotoisin ollut nelikko vaati vielä keikkaillessaan lähes mahdottomia; neljä pyyhettä ja neljä tuolia. Paitsi pyyhkeitä ja tuoleja, artisteilla on myös teknisiä vaatimuksia jotka ovat esityksen kannalta oleellisia. Asiaan vihkiytymättömälle ne ovat usein täyttä hepreaa, mutta teknikoille sitäkin tutumpia ja tavallisempia.

Ei ole sattumaa, että artistit pyytävät tietynmerkkisiä mikrofoneja tai miksauspöytiä. Kaikki riderissa mainitut asiat, oli kyse sitten pyyhkeistä, mikrofoneista, juomasta, ruoasta, tarvittavan auton koosta tai bassovahvistimen merkistä, tähtäävät aina siihen että show kuulostaa ja näyttää hyvältä. Samaan päämäärään tähtää myös koko tuotannon tiimi ja jakaa kaiken tiedon myös festivaaleilla kaikille sitä tarvitseville. Tällä hetkellä tietokannassamme on tälle vuodelle 114 rideria. Siinä sitä riittää luettavaa kaikille ja pikkuhiljaa ryhdytään varmistamaan, että kaikki myös luetaan eikä mitään jää huomaamatta.

Tässä osa siitä mitä tuotantotiimi tällä hetkellä tekee. Tiimin vetäjä istuu tätä kirjoittaessa Porin torilla ja juo aamukahvia leppoisin mielin koska tietää että kaikki on kunnossa. Kiitos siitä kuuluu koko tuotannon tiimille jota on kunnia johtaa!

Niina Eeva

Kävimme Pori Jazzin henkilökunnan ja tiiminvetäjien kanssa benchmarkkausmatkalla Provinssirockissa viime viikonloppuna. Tiukalla ”24 tunnin risteilyllä” saimme parin tunnin opastetun kierroksen Provinssirock-organisaation hallituksen puheenjohtajalta, tutustuimme festivaalialueeseen ja vähän bäkkäribaariinkin sekä bongasimme bändejä ja tuttuja.

Kun festivaalijärjestäjänä kulkee mailla ja mannuilla, ei voi koskaan olla kiinnittämättä huomiota ohjelmiston lisäksi mm. tapahtumien järjestelyihin ja ulkoasuun. Väkisin tulee myös listattua mielessään, mitkä asiat meillä Porissa on hyvin ja missä olisi parantamisen varaa, kulloiseenkin benchmarkkauksen kohteeseen verrattuna. Välillä on ihan hyvä käydä tsekkailemassa, miten muut ovat mitkäkin asiat hoitaneet, ja ottaa hyvistä asioista opiksi ja olla ylpeä omista, meillä Pori Jazzissa hyvin hoidetuista asioistamme.

Provinssirockissa kiinnitin erityistä huomiota festivaalialueen ilmeeseen, konserttipaikkasomisteisiin ja opasteisiin – ehkäpä juuri siitä syystä, että olemme tänä vuonna panostamassa juuri niihin asioihin Pori Jazzissa enemmän. Oli hauska huomata, miten simppeleillä jutuilla oli saatu tosi kivaa ilmettä festivaalialueelle ja taisimmepa bongata pari hyvää ideaa myös bäkkärimme sistustukseen.

All in all, olipa kyse Kuivalahden kesäteatteriretkestä tai Madonnan konserttipäivästä, on hyvä vierailla erilaisissa tilaisuuksissa sillä jokaisesta jää aina jotakin hyviä juttuja takataskuun.

Hannu Aho

Satakunnan maakunnan esittäytyminen Senaatintorilla viime viikolla on onnellisesti ohi. Tapahtumasta tullut palaute, sekä toimijoilta että kävijöiltä, on ollut myönteistä. Satakuntaa lyötiin pääkaupunkiseudulla läpi sekä mediassa että tavalliselle kadunkulkijalle varsin hyvällä menestyksellä.

Viime viikolla Porissa oli myös toinen valtakunnallista julkisuutta saavuttanut tapahtuma. Puolustusvoimien lippujuhlapäivän valtakunnallinen paraati pidettiin Porissa. Tässäkin tapahtumassa järjestelyt sujuivat, armeijalle tyypilliseen tapaan, moitteettomasti.

Tavallinen tapahtumavieras, oli kyseessä sitten lippujuhlapäivän paraati, jazzfestivaali tai maakunnan markkinointitapahtuma, vaatii toteuttajilta suunnattoman määrän työtä, ennekuin tilaisuus on siinä vaiheessa, että vieraat voivat kävellä sisään. Kaikissa tapahtumissa on omat erikoispiirteensä, joihin joudutaan varautumaan järjestelyvaiheessa. Näissä molemmissa edellä mainituissa yksi merkittävä asia on kaupungin normaaliin katuliikenteeseen puuttuminen. Tapahtuman vuoksi joudutaan joitakin katuja aina sulkemaan, mikä vaikuttaa myös monien muiden ihmisten elämään.

Harva ihminen tietää esim. sitä, kuinka paljon festivaalin järjestäjiltä menee rahaa pelkästään ihmisten vessahädän helpottamiseen. Tämä tarkoittaa tilapäisten vessojen vuokraamista, kuljettamista Poriin, vessojen siivoamista, tyhjentämistä sekä poiskuljetusta. Tämän ruletin pyörittäminen nielee festivaalin aikana kaiken kaikkiaan kuusinumeroisen summan rahaa. Tämäntyyppisen toiminnan pyörittäminen on kuitenkin festivaalin onnistumisen kannalta merkittävässä osassa.

Festivaali tunnistetaan artisteistaan, mutta kokonaisuuteen vaikuttaa niin monta pientä yksityiskohtaa, jotka pitää saada osumaan kohdalleen, ennekuin koko tapahtuma onnistuu. Tässä kohtaa lainaan tuotantopäällikkömme sanontaa: ”Jos nämä hommat olisivat helppoja, kuka tahansa näitä tekisi.”