Vesa Sytelä

Festivaalin kalenterissa eletään tällä hetkellä sitä aikaa, jolloin laitetaan kuluneen kesän viimeisiä asioita pakettiin ja suunnitellaan tulevaa. Yksi etappi menneen kesän asioista on joka syksyinen viranomaisten palautepalaveri. Palavereissa puheenvuoro on aina ollut nimenomaan viranomaisilla ja tapahtuman järjestäjät ovat tittelistä riippumatta olleet lähinnä kuunteleva osapuoli ottaen vastaan niin risut kuin ruusutkin. Ottamatta kantaa siihen kumpia kulloinkin on tullut, sinä aikana kun olen Jazzin tuotantoa johtanut, tilaisuudet ovat olleet antoisia ja keskustelua herättäviä.

Tapahtuman järjestäminen on Pori Jazzin kokoisen tapahtuman kohdalla aina ammattimaista toimintaa. Riippumatta siitä millainen tapahtuman luonne on ja esitettiin siellä millaista ohjelmaa tahansa, ovat perusasiat aina samat; yleisö tulee paikalle katsomaan kun esiintyjä esiintyy ja tapahtumassa tai sen sidosryhmissä työtä tekevät varmistavat parhaansa mukaan, että mainitut tahot kohtaavat. Jotta kaikki edes teoriassa sujuisi hyvin ja johtaisi toivottuun lopputulokseen, pitää kaikkien edellä mainittujen syödä, juoda, nukkua ja liikkua sujuvasti paikasta toiseen, riippumatta siitä minkä ryhmän edustajasta on kyse. On selvää, että monta muutakin yksityiskohtaisempaa asiaa tapahtumaan kuuluu, mutta periaatteessa kaikkien inhimilliset perustarpeet tapahtuman onnistumiselle ovat tässä.

Pori Jazzin turvapäällikkö Jarkko Heinilä on joskus osuvasti todennut että “turvallisuus on tunne”. Turvallinen tunne on usein sellainen asia jota ihminen ei välttämättä edes huomaa, kunnes se syystä tai toisesta järkkyy. Juuri tämä on asia miksi sujuva ja toimiva yhteistyö eri viranomaisten ja tapahtuman järjestäjän kanssa on niin tärkeää. Suurelle yleisölle näkyvintä osaa viranomaisista edustavat ulkoisten tunnusmerkkiensä vuoksi tietenkin poliisi, palo- ja pelastusviranomaiset. Näiden lisäksi on paljon muitakin tahoja jotka huolehtivat mm. siitä että ruoka jota syödään on puhdasta, teltat ja rakenteet täyttävät turvallisuusnormit, liikenne sujuu turvallisesti, jätteet päätyvät oikeaan osoitteeseen, kukaan ei menetä kuuloaan, kaikki mahtuvat heille varattuun tilaan ja ettei väkeä toisaalta ole liikaa, jne jne.

Olen usein todennut aloitteleville tapahtumatuottajille että viranomaisia ei pidä nähdä tapahtumaa jarruttavina “peikkoina” eikä heidän työnsä tarkoitus ole lyödä kapuloita tapahtuman järjestäjän rattaisiin vaan varmistaa että asiat sujuvat, paitsi lakien ja asetusten mukaan, myös ennen kaikkea turvallisesti. Molemmilla osapuolilla, niin järjestäjällä kuin viranomaisellakin, on varmasti yhteisenä tavoitteena se että asiat sujuvat hyvin, että kaikilla on turvallinen olo ja että tuo tunne myös säilyy tapahtuman loppuun saakka.

Järjestäjä saattaa olla osaava ammattilainen luodessaan edustamalleen tapahtumalle hienoja puitteita, mutta onneksi kenenkään ei tarvitse sentään osata ihan kaikkea itse, vaan voi tarvittaessa kääntyä viranomaisen puoleen silloin kun neuvoa kunkin alan asiantuntijalta tarvitsee ja keskittyä itse omalta osaltaan siihen minkä parhaiten osaa eli tapahtuman järjestämiseen!